En forenings hjemmeside bliver som regel sat op af én frivillig, i dennes eget navn og med dennes egen mail. Stopper personen uden en ordentlig overlevering, mister foreningen adgangen til domæne, hosting og login, ikke fordi nogen vil noget ondt, men fordi ingen andre nogensinde fik den.
De fleste foreningsbestyrelser sidder ét eller to år ad gangen. Posterne er ulønnede, og de fleste steder er der ingen fast IT-ansvarlig, bare en, der "er god til det" og derfor endte med at sætte hjemmesiden op engang. Det arbejder fint, lige indtil den person stopper.
Ingen andre i bestyrelsen har nogensinde haft brug for at logge ind. Siden virker jo. Nyheder bliver opdateret, kontaktoplysninger står rigtigt, og der er ikke noget i hverdagen, der minder nogen om, hvem der egentlig ejer adgangen til det hele.
Hvad der reelt går tabt
Når overleveringen ikke sker, er det sjældent selve hjemmesiden, der forsvinder først. Det er adgangen til den, og den falder typisk fra hinanden i fire dele.
- Domænet. Adressen folk skriver ind. Er det registreret i en privatpersons navn og betalt fra dennes kort, følger fornyelsen den person, ikke foreningen.
- DNS-adgangen. Opsætningen der styrer, hvor domænet peger hen. Uden den kan ingen flytte siden til en anden udbyder, selv hvis de har alt andet.
- Hosting-loginet. Kontoen hvor selve siden ligger. Er den oprettet af en tidligere frivillig med en privat mail, kan foreningen ikke nulstille adgangskoden uden den mail.
- CMS-adgangen. Selve redigeringssystemet, hvor tekst og billeder rettes. Uden login kan bestyrelsen se siden, men ikke røre den.
Nogle gange er der oveni en betalt licens, et plugin eller en skabelon, der fornyes automatisk hvert år fra en privat mailadresse, ingen i den nuværende bestyrelse kender til, før regningen enten stopper eller pludselig dukker op et sted, ingen forventede.
Tre scenarier, der sker igen og igen
-
Kassereren stopper, og domænet udløber
Betalingen for domænet har altid ligget på kassererens private kort. Hun stopper som kasserer, husker ikke at flytte betalingen, og et halvt år senere udløber domænet stille, uden at nogen i den nye bestyrelse fik en advarsel.
-
Webmaster-frivilligen flytter
Den, der satte siden op og har rettet den lige siden, flytter til en anden by eller mister interessen for foreningsarbejdet. Ingen andre kender adgangskoden, og personen svarer ikke længere på mails eller opslag i medlemsgruppen.
-
Siden er bygget hos et bureau, der er lukket
Siden blev lavet for ti år siden af et lokalt bureau, og ingen ved, om det stadig findes. Der er ingen at ringe til, når noget skal rettes, og ingen ved, hvor loginet til det hele overhovedet ligger.
Et domænenavn kan sagtens stå registreret på en privatperson, selv om det er foreningens. Et gratis whois-opslag på domænet viser registranten med det samme. Flyt det til foreningens egen mail, mens den, der satte det op, stadig sidder i bestyrelsen, ikke bagefter.
Sådan sikrer I det, før det sker
Det kræver ikke et system eller en konsulent. Det kræver, at bestyrelsen beslutter fire ting, mens overleveringen stadig er mulig.
- Domænet skal stå i foreningens navn. Ikke en privatpersons, uanset hvor pålidelig personen er lige nu.
- Login skal ligge et sted, mere end én person kender. En delt adgangskodemappe eller en fysisk konvolut i foreningens arkivskab, ikke i ét hoved eller på én telefon.
- Betalingen skal gå fra en konto, foreningen selv styrer. Ikke en frivilligs private kort, som følger personen ud af foreningen.
- Overleveringen skal være et fast punkt. Samme sted på dagsordenen som nøgler og bankfuldmagt, hver gang bestyrelsen skifter.
Adgang hos én person
- Domænet står i en privatpersons navn
- Login findes kun ét sted, hos én person
- Overlevering sker kun, hvis nogen husker den
- Bestyrelsen kan ikke selv rette noget uden den person
Adgang hos foreningen
- Domænet står i foreningens navn
- Login ligger et sted, flere kan finde det
- Overlevering er et fast punkt ved skifte
- Enhver ny bestyrelse kan tage over med det samme
Det er også derfor, jeg har skrevet om, hvordan en hjemmeside til en forening bør sættes op fra start, sådan at ejerskabet ligger hos foreningen selv fra dag ét, ikke hos den frivillige, der tilfældigvis byggede den. Samme princip gælder i øvrigt bredere: læs også om hvem der reelt ejer en hjemmeside, når den er lavet.
Hvis I allerede sidder fast
Er I allerede der, hvor ingen kan logge ind, er det ikke håbløst. Kontakt hostingudbyderen og domæneregistratoren direkte, og læg et referat eller en udskrift fra foreningsregisteret ved som bevis for, at I er den nuværende bestyrelse. Det tager tid, og det er besværligt, men langt fra umuligt, så længe domænet stadig er aktivt og betalt.
Når adgangen først er på plads igen, er det næste skridt at sikre, den ikke ryger samme vej næste gang. Så bygger jeg som regel siden om, sådan at domæne, hosting og CMS står i foreningens eget navn fra dag ét, med login flere i bestyrelsen kender, og uden binding til mig eller nogen anden. Skifter I formand, kasserer eller webmaster om et år, tager den nye bestyrelse bare over.
Spørgsmål og svar
Hvem bør stå som ejer af foreningens domæne?
Foreningen selv, med en mailadresse der ikke hører til én privatperson. En generisk adresse som formand@ eller kontakt@ på foreningens eget domæne, betalt fra en konto bestyrelsen har adgang til, ikke fra et privat betalingskort.
Hvad gør vi, hvis vi allerede har mistet adgangen?
Kontakt domæneregistratoren eller hostingudbyderen direkte, og dokumentér at I er den nuværende bestyrelse med et referat eller en udskrift fra foreningsregisteret. Det er besværligt, men langt fra umuligt, så længe domænet stadig er aktivt og betalt.
Skal vi have et vedligeholdelsesabonnement for at undgå det her?
Nej. Det handler ikke om at betale for en løbende ydelse, men om hvor adgangen står, og i hvis navn. Et abonnement løser ikke noget, hvis login stadig kun findes hos én person.
Hvor tit bør bestyrelsen tjekke, hvem der har adgang?
Ved hvert bestyrelsesskifte, som fast punkt på dagsordenen, samme sted som nøgler og bankfuldmagt bliver overdraget. Det tager ti minutter og forhindrer måneders bøvl senere.
Kan vi skifte leverandør, hvis vi opdager vi mangler adgang?
Ja, men først når adgangen er genoprettet. Uden login til domæne og hosting kan ingen leverandør, hverken den gamle eller en ny, flytte eller rette siden for jer.
Anders, Ash Media. Jeg bygger foreningssider, hvor domæne, hosting og login står i foreningens eget navn fra dag ét, så adgangen aldrig sidder fast hos én frivillig.